A Gestão de Documentos tem por objetivo assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos, garantindo que a informação esteja disponível quando e onde seja necessário às organizações e aos cidadãos. Isso assegura a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, técnico e histórico, ao uso adequado da digitalização e microfilmagem e outras técnicas avançadas de gerenciamento da informação.
FOTOS ANTES DA ORGANIZAÇÃO:
FOTOS DEPOIS DA ORGANIZAÇÃO:
PROBLEMAS IDENTIFICADOS COM O MAL USO DOS ARQUIVOS NAS EMPRESAS:
Perda de dinheiro com processos trabalhistas e fiscais, por não ter localizado a prova documental;
Demora na localização de documentos (horas, dias) ou não localização;
Imagem de desorganização impactando na imagem pessoal e institucional;
Utilização de tempo valioso dos funcionários das organizações na localização de documentos;
Falta de espaço para arquivar documentos;
Eliminação indiscriminada de documentos ou guarda indefinida, por desconhecer prazos de prescrição dos documentos;
Extravio de documentos, por falta de controle no seu manuseio;
Forma de ordenação ineficiente por desconhecimento do que seria ideal em termos de organização de um determinado documento;
Perda de documentos de valor histórico, dificultando o resgate da memória das organizações.
PORQUE INVESTIR EM ARQUIVOS?
Um arquivo organizado otimiza o tempo de resposta e agiliza processos;
Informações rápidas e seguras favorecem as tomadas de decisões;
São necessários para dissolução de dúvidas internas;
Serve como prestação de contas e comprovação de direitos;
Comprova atividades exercidas pelas organizações;
É a história da organização.
BENEFÍCIOS A SEREM AUFERIDOS:
Agilidade na recuperação da informação;
Melhor aproveitamento do espaço Controle da utilização do acervo;
Preservação da memória técnico-administrativa da empresa;
Evitar problemas com a fiscalização e Auditorias;
Mostrar a imagem de organização;
Evitar extravio de documentos;
Melhoria na qualidade dos processos e das informações;
Padronização nos procedimentos do arquivo;
Menor envolvimento pessoa/hora na localização da informação;
Otimização dos recursos;
Satisfação com o arquivo.
SERVIÇOS EM GESTÃO DE DOCUMENTOS:
Aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos;
Assessoria na Implantação de GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
Consultoria em Microfilmagem e Digitalização de Documentos;
Consultoria na Implantação de CEDOC - Centro de Documentação;
Cursos, palestras e seminários em Gestão de Documentos;
Elaboração de Tabelas de Temporalidade de Documentos;
Elaboração do Manual de Gestão de Documentos;
Indexação de Documentos;
Informatização, com o fornecimento de software para Gerenciamento de Arquivos;