GESTÃO DE DOCUMENTOS

A Gestão de Documentos tem por objetivo assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos, garantindo que a informação esteja disponível quando e onde seja necessário às organizações e aos cidadãos. Isso assegura a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, técnico e histórico, ao uso adequado da digitalização e microfilmagem e outras técnicas avançadas de gerenciamento da informação.

FOTOS ANTES DA ORGANIZAÇÃO:

Figura1Figura2










Figura3Figura4










FOTOS DEPOIS DA ORGANIZAÇÃO:

Figura5

Figura7












Figura6Figura8















    PROBLEMAS IDENTIFICADOS COM O MAL USO DOS ARQUIVOS NAS EMPRESAS:

  • Perda de dinheiro com processos trabalhistas e fiscais, por não ter localizado a prova documental;
  • Demora na localização de documentos (horas, dias) ou não localização;
  • Imagem de desorganização impactando na imagem pessoal e institucional;
  • Utilização de tempo valioso dos funcionários das organizações na localização de documentos;
  • Falta de espaço para arquivar documentos;
  • Eliminação indiscriminada de documentos ou guarda indefinida, por desconhecer prazos de prescrição dos documentos;
  • Extravio de documentos, por falta de controle no seu manuseio;
  • Forma de ordenação ineficiente por desconhecimento do que seria ideal em termos de organização de um determinado documento;
  • Perda de documentos de valor histórico, dificultando o resgate da memória das organizações.

     PORQUE INVESTIR EM ARQUIVOS?

  • Um arquivo organizado otimiza o tempo de resposta e agiliza processos;

  • Informações rápidas e seguras favorecem as tomadas de decisões;

  • São necessários para dissolução de dúvidas internas;

  • Serve como prestação de contas e comprovação de direitos;

  • Comprova atividades exercidas pelas organizações;

  • É a história da organização.

    BENEFÍCIOS A SEREM AUFERIDOS:

  • Agilidade na recuperação da informação;

  • Melhor aproveitamento do espaço Controle da utilização do acervo;

  • Preservação da memória técnico-administrativa da empresa;

  • Evitar problemas com a fiscalização e Auditorias;

  • Mostrar a imagem de organização;

  • Evitar extravio de documentos;

  • Melhoria na qualidade dos processos e das informações;

  • Padronização nos procedimentos do arquivo;

  • Menor envolvimento pessoa/hora na localização da informação;

  • Otimização dos recursos;

  • Satisfação com o arquivo.

SERVIÇOS EM GESTÃO DE DOCUMENTOS:

  • Aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos;
  • Assessoria na Implantação de GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
  • Consultoria em Microfilmagem e Digitalização de Documentos;
  • Consultoria na Implantação de CEDOC - Centro de Documentação;
  • Cursos, palestras e seminários em Gestão de Documentos;
  • Elaboração de Tabelas de Temporalidade de Documentos;
  • Elaboração do Manual de Gestão de Documentos;
  • Indexação de Documentos;
  • Informatização, com o fornecimento de software para Gerenciamento de Arquivos;
  • Normatização de Arquivos;
  • Organização de Arquivos;
  • Implantação do Programa 5S;
  • Treinamento In Company.
 

 

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